Hướng dẫn: Danh mục hàng hóa & Phân loại tự động

Hệ thống làm gì?

Hệ thống có hai tính năng liên kết chặt chẽ với nhau:

📋Danh mục hàng hóa/dịch vụ

Kho lưu trữ thông tin về từng loại hàng hóa/dịch vụ mà công ty thường mua hoặc bán. Mỗi mặt hàng có mã, tên, tài khoản nợ/có, và diễn giải mẫu.

⚡Phân loại tự động

Khi xử lý file MUA_VAO hoặc BAN_RA, hệ thống tự đối chiếu từng dòng hóa đơn với danh mục để gợi ý mã hàng, tài khoản, diễn giải — kế toán xem xét và xác nhận trong một bước duy nhất.

↔ Mối liên hệ hai chiều: Danh mục càng đầy đủ thì phân loại càng chính xác. Ngược lại, mỗi lần kế toán xác nhận kết quả phân loại, hệ thống tự cập nhật lại danh mục để lần sau khớp tốt hơn.

Danh mục hàng hóa/dịch vụ

Thông tin lưu trữ cho mỗi mặt hàng

Trường	Ý nghĩa	Ghi chú
Loại	Hàng hóa / Dịch vụ	Quyết định cách xử lý khi phân loại
Mã hàng	Mã định danh (VD: HH1, HH2…)	Chỉ hàng hóa mới có mã; dịch vụ để trống
Tên hàng	Tên đầy đủ của mặt hàng	Dùng để đối chiếu chính xác
Từ khóa	Các từ đặc trưng tách ra từ tên hàng	AI tự sinh; dùng để đối chiếu gần đúng
TKNO — MUA_VAO	Tài khoản nợ khi mua vào	Lưu riêng theo chính sách: TT99 (doanh nghiệp lớn) và TT133 (doanh nghiệp nhỏ) — vì tài khoản chi phí có thể khác nhau (VD: 6427 vs 6422). Hàng hóa dùng tài khoản kho (1561…) thường giống nhau ở cả hai chính sách.
TKCO — BAN_RA	Tài khoản có khi bán ra	Lưu theo từng mặt hàng (VD: 5111 hàng hóa, 5113 dịch vụ). TKCO cho MUA_VAO luôn cố định là 331; TKNO cho BAN_RA luôn cố định là 131 — hệ thống tự điền, không lưu.
Diễn giải	Tiền tố diễn giải mẫu (theo luồng MUA_VAO hoặc BAN_RA)	VD: "Chi phí kiểm toán" → hệ thống ghép thêm "- HĐ 0001234"

Cách xây dựng danh mục

Nhập thủ công

Thêm từng mặt hàng vào danh sách — phù hợp khi cần thêm nhanh một vài mục hoặc hiệu chỉnh thông tin cụ thể. Mẫu cho phép điền đồng thời TKNO (MUA_VAO) và TKCO (BAN_RA) trong một lần.

Import từ file Excel danh mục hàng hóa

Tải lên file .xlsx có cột Mã hàng và Tên hàng. Hệ thống chỉ nhập các dòng có mã bắt đầu bằng HH — tương ứng hàng hóa có thể định danh.

Học qua mỗi lần xác nhận phân loại

Mỗi lần kế toán xác nhận kết quả phân loại, hệ thống tự ghi nhận vào danh mục:

Tên hàng đã có → cập nhật TKNO (đúng cột TT99/TT133) và diễn giải
Tên hàng chưa có → tự thêm mới vào danh mục
TKCO (MUA_VAO) và TKNO (BAN_RA) không lưu vì luôn cố định

📖 Muốn hiểu chi tiết cách hệ thống quyết định mỗi dòng là hàng hóa hay dịch vụ? Xem tab Phân loại (4 bước). Muốn biết mỗi cột (TKNO, TKCO, LCTG, DIENGIAI…) được tính ra sao? Xem tab Xử lý cột.

Phân loại tự động (Classify) — một bước duy nhất

Khi upload file MUA_VAO_*.xlsx hoặc BAN_RA_*.xlsx qua luồng phân loại, hệ thống đọc từng dòng, đối chiếu danh mục và tính toán gợi ý ngay lập tức — kế toán xem xét và xác nhận trong một màn hình duy nhất.

Thứ tự 4 bước phân loại (MUA_VAO)

Mỗi dòng hóa đơn MUA_VAO được hệ thống đối chiếu theo thứ tự nghiêm ngặt — lần khớp đầu tiên thắng, các bước sau bị bỏ qua:

Khớp danh mục sản phẩm Đã khớp danh mục

Tên hàng (TENDM) khớp một sản phẩm trong danh mục — đầu tiên so khớp tên chuẩn hóa chính xác, sau đó so khớp tất cả từ khóa. Nếu khớp → dòng là HÀNG HÓA: điền sẵn mã hàng, TKNO (lấy từ sản phẩm, mặc định 1561), DIENGIAI. Dòng không bị tô vàng.

Quy tắc hàng hóa riêng của công ty goods_condition_rules

Chỉ chạy khi KHÔNG khớp danh mục. Nếu dòng khớp một quy tắc hàng hóa của công ty (theo cột TENKH, DONVI, TENDM, LCTG, TKNO, TKCO, MS_DN) → ép dòng vào đường HÀNG HÓA: TKNO 1561, DIENGIAI "Nhập kho vật tư, NVL, hàng hóa". Bước này chạy TRƯỚC quy tắc dịch vụ để quy tắc hàng hóa thắng.

Quy tắc dịch vụ riêng của công ty Khớp quy tắc

Khi không khớp sản phẩm và không khớp quy tắc hàng hóa. Nếu khớp quy tắc dịch vụ công ty → dòng là DỊCH VỤ với TKNO theo chính sách (TT99/TT133) và DIENGIAI theo quy tắc. VD: từ khóa "điện lực" → DIENGIAI "Chi phí điện", TKNO TT99 6427 / TT133 6422.

Quy tắc dịch vụ toàn cục Khớp quy tắc

Cùng dạng với bước 3 nhưng áp dụng chung cho mọi công ty (không phân scope). Quy tắc công ty (bước 3) được đánh giá trước nên có thể ghi đè quy tắc toàn cục khi trùng từ khóa.

—

Nếu không khớp gì → mặc định DỊCH VỤ Tô vàng — cần xem xét

Không khớp bất kỳ bước trên → mặc định DỊCH VỤ, TKNO theo chính sách (TT99: 6427 / TT133: 6422), DIENGIAI "{TENDM rút gọn} - HĐ {SO_HD}". Dòng được tô vàng để kế toán kiểm tra.

Lần khớp đầu tiên thắng — các bước sau bị bỏ qua. Việc đối chiếu luôn theo thứ tự 1 → 2 → 3 → 4, và quy tắc công ty luôn được xem xét trước quy tắc toàn cục.

🛡️ MADMNO đã có = hàng hóa tường minh. Khi kế toán đã điền MADMNO (mã hàng), các quy tắc từ khóa dịch vụ/hàng hóa bị bỏ qua hoàn toàn. Điều này tránh nhầm lẫn kiểu: từ khóa "cá" trong tên "Cáp dữ liệu" bị đọc thành quy tắc "cá" thực phẩm. Lựa chọn hàng hóa tường minh và khớp danh mục luôn thắng.

Ghi đè cả hóa đơn (invoice-wide)

🔗 Một số quy tắc dịch vụ được đánh dấu "invoice-wide" (VD: quy tắc "Chi phí tiếp khách"). Nếu bất kỳ dòng nào trên cùng một số hóa đơn (SO_HD + MS_DN) khớp quy tắc này — thì MỌI dòng cùng SO_HD đều bị ép thành DỊCH VỤ với DIENGIAI/TKNO của quy tắc đó, kể cả dòng đã độc lập khớp một sản phẩm hàng hóa.

Lý do: Một hóa đơn nhà hàng không nên bị tách ra nửa hàng hóa nửa dịch vụ. VD: hóa đơn có "Combo bò" + "Bia" + "Cơm" — một dòng khớp quy tắc tiếp khách → cả 3 dòng thành dịch vụ "Chi phí tiếp khách".

AI phát hiện ăn uống/tiếp khách (chỉ MUA_VAO)

🤖 Các dòng chưa khớp gì ở 4 bước trên được nhóm theo (số hóa đơn + MS_DN) và gửi cho AI (Claude) để hỏi: "đây có phải hóa đơn nhà hàng / ăn uống không?". Nếu AI xác nhận → cả nhóm bị ép thành DỊCH VỤ với diễn giải/TKNO theo quy tắc "tiếp khách".

Hàng đã khớp danh mục sản phẩm hoặc đã khớp quy tắc thường sẽ không bị ghi đè bởi AI.

BAN_RA — đơn giản hơn

Luồng BAN_RA không dùng condition rules (không có quy tắc từ khóa dịch vụ). Mỗi dòng chỉ cần đối chiếu danh mục để quyết định HÀNG HÓA hay DỊCH VỤ. TKNO của BAN_RA luôn cố định là 131.

Trường hợp	Loại	TKCO	DIENGIAI
TENDM khớp danh mục sản phẩm	HÀNG HÓA	5111	Doanh thu bán hàng
Không khớp danh mục	DỊCH VỤ	5113	{TENDM} - HĐ {SO_HD}
Khớp quy tắc hàng hóa riêng của công ty	HÀNG HÓA	5111	Doanh thu bán hàng

Giống MUA_VAO, BAN_RA cũng có quy tắc hàng hóa flip riêng theo công ty có thể ép một dòng chưa khớp vào đường hàng hóa.

Cách hệ thống tìm khớp tên hàng — 2 bước tuần tự

Bước 1: Khớp chính xác tên

Chuẩn hóa tên hàng: viết thường, bỏ dấu câu, gộp khoảng trắng

So sánh trực tiếp với tên chuẩn hóa trong danh mục

Nếu khớp → dùng luôn

→

Bước 2: Khớp từ khóa (nếu bước 1 thất bại)

Lấy danh sách từ khóa của từng sản phẩm trong danh mục

Kiểm tra xem TẤT CẢ từ khóa có xuất hiện trong tên hàng hóa đơn không

Sản phẩm đầu tiên khớp đủ từ khóa → chọn

💡 Tại sao cần từ khóa? Cùng một mặt hàng nhưng trên hóa đơn mỗi nhà cung cấp ghi khác nhau: "Laptop ASUS VivoBook 15" vs "Máy tính xách tay Asus Vivobook 15 X1504". Từ khóa "asus, vivobook, 15" sẽ bắt được cả hai cách viết.

Kết quả đối chiếu mỗi dòng

Trạng thái	Ý nghĩa	Hệ thống gợi ý sẵn
Đã khớp danh mục	Tìm thấy sản phẩm tương ứng trong danh mục	Loại, mã hàng, TKNO/TKCO, diễn giải — tất cả điền sẵn để xem xét
Khớp quy tắc	Khớp quy tắc từ khóa đặc biệt (VD: nhà hàng → tiếp khách)	Loại dịch vụ, TKNO/TKCO, diễn giải theo quy tắc
Tô vàng — cần xem xét	Không khớp danh mục và không khớp quy tắc — hệ thống chưa chắc chắn	Gợi ý mặc định (dịch vụ + tài khoản mặc định); kế toán cần kiểm tra

Luồng xử lý — một bước duy nhất

Tải lên file MUA_VAO hoặc BAN_RA

Chọn file MUA_VAO_[MST].xlsx hoặc BAN_RA_[MST].xlsx, chọn công ty tương ứng.

Xem xét & xác nhận trong một màn hình

Hệ thống hiển thị toàn bộ dòng hóa đơn với gợi ý đã tính sẵn. Kế toán xem lại và chỉnh sửa trực tiếp:

Thay đổi loại: hàng hóa ↔ dịch vụ (gợi ý TKNO/TKCO/Diễn giải tự cập nhật theo)
Chọn lại mã hàng khác từ danh mục
Sửa trực tiếp diễn giải và tài khoản (TKNO cho MUA_VAO, TKCO cho BAN_RA)
Chọn chính sách TT99 / TT133 — gợi ý TKNO thay đổi theo
Đánh dấu "Thêm mới" → hệ thống tự tạo mã HH mới và thêm vào danh mục

Xác nhận → Xử lý → Tự động tải về

Sau khi kế toán xác nhận, hệ thống áp dụng các lựa chọn vào file, gộp dịch vụ, chạy tạo BangKe và tự động tải file về — không cần bước xem xét thêm. Đồng thời cập nhật danh mục với TKNO/TKCO và diễn giải vừa xác nhận.

✅ Cập nhật danh mục ngay khi xác nhận: Hệ thống ghi nhận TKNO (đúng cột TT99 hoặc TT133) và diễn giải mà kế toán vừa xác nhận vào danh mục — làm "ký ức" cho lần phân loại tiếp theo. TKCO (MUA_VAO = 331) và TKNO (BAN_RA = 131) không lưu vì luôn cố định.

Hệ thống tính mỗi cột thế nào?

Sau khi đã phân loại từng dòng (xem tab Phân loại (4 bước)), bộ xử lý tự điền hoặc ghi đè các cột kết quả theo một bộ quy tắc cố định. Có hai nhóm quy tắc riêng: MUA_VAO (mua vào) và BAN_RA (bán ra). Kế toán chỉ cần rà soát lại kết quả, đặc biệt là các ô bị tô vàng.

Chính sách kế toán TT99 / TT133 ảnh hưởng gì?

Mỗi công ty áp dụng một chế độ kế toán: TT99 (doanh nghiệp lớn) hoặc TT133 (doanh nghiệp nhỏ). Việc này ảnh hưởng đến TKNO mặc định cho dòng chi phí/dịch vụ. TKNO cho hàng hóa (nhập kho) thì giống nhau ở cả hai chính sách.

Chính sách	Đối tượng	TKNO chi phí/dịch vụ mặc định	TKNO hàng hóa
TT99	Doanh nghiệp lớn	6427 (Chi phí QLDN chung)	1561, 152, 153… (giống TT133)
TT133	Doanh nghiệp nhỏ	6422 (Chi phí QLDN)	1561, 152, 153… (giống TT99)

Chính sách được chọn trên màn hình phân loại của từng công ty và có thể đổi bất cứ lúc nào. TKNO gợi ý sẽ tự thay đổi theo.

MUA_VAO — các cột được xử lý

Các quy tắc dưới đây áp dụng lần lượt cho mỗi cột kết quả của file MUA_VAO_*.xlsx. Hệ thống luôn ghi đè trị số do Nibot xuất ra khi cần thiết, để đảm bảo tính nhất quán.

1. TKNO (Tài khoản Nợ)

TKNO được quyết theo loại dòng và nguồn khớp. Nhìn vào MADMNO để biết đây là hàng hóa (đã có mã) hay dịch vụ/chi phí.

Trường hợp dòng	TKNO được điền
Hàng có MADMNO (đã khớp danh mục hàng hóa)	Theo sản phẩm trong danh mục, mặc định 1561 (Nhập kho để bán lại)
Hàng không có MADMNO (dịch vụ / chi phí)	Theo chính sách: TT99 6427 / TT133 6422
Dòng khớp một condition rule (quy tắc từ khóa)	Theo quy tắc — quy tắc ghi riêng cho từng chính sách TT99 và TT133

⚠️ Kế toán cần tự điều chỉnh trong các trường hợp sau:

Mua nguyên vật liệu sản xuất → TKNO 152 (chứ không phải 1561).
Mua công cụ dụng cụ → 153; mua tài sản cố định → 211 hoặc 241.
Chi phí cụ thể hơn mức mặc định: chi phí sản xuất chung 627, vận chuyển 641/6417, điện nước 623…

Hệ thống chỉ điền giá trị mặc định hợp lý nhất; kế toán kiểm tra lại theo nghiệp vụ thực tế.

2. TKCO (Tài khoản Có)

MUA_VAO luôn ghi đè TKCO = 331 (Phải trả người bán) cho mọi dòng, không phân biệt hàng hóa hay dịch vụ. Đây là hằng số cố định, hệ thống không học giá trị này từ danh mục.

3. LCTG (Loại chứng từ ghi sổ)

Hệ thống ghi đè LCTG dựa trên TKNO đã tính ở bước 1. Nguyên tắc: dòng có tài khoản tồn kho thì dùng phiếu nhập kho, mọi tài khoản khác đều dùng phiếu kế toán.

Nếu TKNO thuộc nhóm	LCTG được điền	Ý nghĩa
Hàng tồn kho (151, 152, 153, 155, 156, 1561, 158…)	PNK	Phiếu nhập kho
Mọi TKNO khác (chi phí / dịch vụ)	PKT	Phiếu kế toán

4. DIENGIAI (Diễn giải)

Hệ thống luôn ghi đè DIENGIAI theo công thức cố định, tùy vào LCTG và có mã hàng hay không. Phần đuôi - HĐ {SO_HD} chỉ ghép vào khi hóa đơn có số.

Điều kiện	DIENGIAI được tạo
LCTG = PNK và có MADMNO	`Nhập kho vật tư, NVL, hàng hóa - HĐ {SO_HD}`
LCTG = PKT (dịch vụ/chi phí)	`{TENDM rút gọn} - HĐ {SO_HD}` — hoặc tiền tố từ condition rule / danh mục + `- HĐ {SO_HD}`
SO_HD trống	Bỏ luôn phần `- HĐ …`

5. MATHANG

Hệ thống luôn ghi đè MATHANG. Cột này lấy giá trị theo loại dòng: hàng nhập kho giữ nguyên tên danh mục, dòng dịch vụ dùng chính diễn giải vừa tạo.

Nếu LCTG =	MATHANG được điền
PNK (hàng hóa nhập kho)	TENDM (giữ nguyên tên hàng)
PKT (dịch vụ/chi phí)	DIENGIAI (diễn giải đã tạo ở bước 4)

6. TENDM (Tên hàng/dịch vụ)

TENDM chỉ được rút gọn khi là dịch vụ (LCTG = PKT). Hệ thống tự cắt hai loại phụ tố:

Nội dung trong ngoặc đơn có khoảng trắng phía trước — VD: (Model ABC), (Quý 1/2024).
Phần đuôi dạng mã phụ — VD: - DVTU, - MKT01.

Ví dụ: Dịch vụ tư vấn thuế (Quý 1/2024) - DVTU → Dịch vụ tư vấn thuế.

ℹ️ Khi LCTG = PNK (hàng hóa nhập kho), TENDM được giữ nguyên toàn bộ — kể cả các thông tin kỹ thuật trong ngoặc (VD: thông số model, quy cách). Các thông tin này có ý nghĩa phân biệt giữa các mặt hàng và cần giữ lại để đối chiếu.

7. MADMNO (Mã hàng hóa phía Nợ)

Hệ thống không ghi đè trị số MADMNO. Đây là mã do kế toán chọn từ danh mục trong bước phân loại — hệ thống tôn trọng lựa chọn đó.

🖍️ Khi LCTG = PNK nhưng MADMNO đang trống (tức hóa đơn được xử lý theo đường nhập kho nhưng chưa có mã hàng), hệ thống có thể tô vàng ô MADMNO để cảnh báo trực quan. Đây chỉ là tín hiệu nhắc kế toán bổ sung mã — hệ thống không tự thay đổi giá trị.

8. MADTPNNO / MADTPNCO (Mã đối tác phía Nợ / phía Có)

Hai cột mã đối tác chỉ được điền khi đang trống. Nibot đã điền sẵn khoảng 90% các dòng, nên ở phần lớn các trường hợp hệ thống bỏ qua không xử lý.

Khi cần điền, hệ thống ưu tiên:

Lấy từ MS_DN (mã số thuế của đối tác) nếu có.
Nếu MS_DN rỗng → trích chữ viết tắt đầu tiên có nghĩa từ TENKH (tên đối tác). Các từ vô nghĩa như CÔNG, TY, TNHH, CP… bị bỏ qua.

BAN_RA — các cột được xử lý

Luồng BAN_RA đối chiếu đơn giản hơn (không có condition rule dịch vụ). Mỗi cột kết quả được tính như sau:

1. TKNO

BAN_RA luôn ghi đè TKNO = 131 (Phải thu khách hàng) cho mọi dòng, cố định.

2. TKCO

TKCO lấy theo sản phẩm nếu dòng khớp danh mục. Mặc định: hàng hóa 5111 (Doanh thu bán hàng hóa), dịch vụ 5113 (Doanh thu cung cấp dịch vụ).

Loại dòng	TKCO mặc định
HÀNG HÓA (khớp danh mục / quy tắc hàng hóa)	5111
DỊCH VỤ (không khớp danh mục)	5113

3. LCTG

Loại chứng từ ghi sổ phụ thuộc vào việc có mã hàng bên Có hay không.

Điều kiện	LCTG	Ý nghĩa
Có MADMCO (mã hàng bên Có)	HDBR	Hóa đơn bán hàng hóa
Không có MADMCO	HD	Hóa đơn dịch vụ

4. DIENGIAI / MATHANG / TENDM

BAN_RA áp dụng cùng quy tắc rút gọn và ghép như MUA_VAO:

TENDM được rút gọn khi là dòng dịch vụ (bỏ phụ tố trong ngoặc và đuôi mã); giữ nguyên khi là hàng hóa.
DIENGIAI được ghép dạng {TENDM rút gọn} - HĐ {SO_HD} (bỏ phần - HĐ nếu SO_HD trống).
MATHANG = TENDM khi là hàng hóa, = DIENGIAI khi là dịch vụ.

📌 Các quy tắc trên cố định và tự động — kế toán chỉ cần rà soát các ô bị tô vàng và các TKNO chi phí mặc định (6427 với TT99 / 6422 với TT133) xem có cần điều chỉnh theo nghiệp vụ thực tế hay không.

Gộp dòng dịch vụ

Sau khi phân loại, các dòng dịch vụ (không có mã hàng) cùng số hóa đơn và thuế suất sẽ được gộp thành một dòng duy nhất.

⚠️ Một hóa đơn dịch vụ thường có nhiều dòng mô tả (VD: "Phí tư vấn", "Phí đi lại", "Phí văn phòng phẩm"). Sau khi gộp, tên hàng sẽ là chuỗi ghép các mô tả, các số tiền được cộng lại.

Phí tư vấn quản lý000123410%5.000.000

Phí đi lại000123410%1.000.000

Phí văn phòng phẩm000123410%500.000

↓ Sau khi gộp

Phí tư vấn quản lý, Phí đi lại, Phí văn phòng phẩm000123410%6.500.000

ℹ️ Hàng hóa không bị gộp — mỗi loại hàng hóa giữ nguyên dòng riêng vì có mã hàng để phân biệt.

💡 Diễn giải chung cho cả hóa đơn: Vì các dòng dịch vụ cùng số hóa đơn sẽ gộp thành một, hệ thống tự áp dụng diễn giải từ dòng đã khớp cho tất cả dòng còn lại trên cùng hóa đơn đó. VD: nếu "Combo Bò" khớp quy tắc → "Chi phí tiếp khách", thì "Bia Corona" trên cùng hóa đơn cũng được gán diễn giải tương tự và không tô vàng.

Các quy tắc cần nhớ

🚫
Diễn giải chứa ngày tháng cụ thể sẽ bị bỏ qua
VD: "Phí dịch vụ tháng 04/2026" → hệ thống không lưu vào danh mục vì ngày tháng thay đổi theo kỳ. Chỉ lưu phần tiền tố cố định: "Phí dịch vụ".
🚫
Dịch vụ "tiếp khách" không lưu diễn giải
Các dòng dịch vụ có diễn giải "Chi phí tiếp khách" không được lưu vào danh mục để tránh điền tự động sai mục đích.
📝
Diễn giải trong danh mục chỉ là tiền tố
Danh mục lưu: "Chi phí kiểm toán". Khi hiển thị, hệ thống ghép thêm số hóa đơn: "Chi phí kiểm toán - HĐ 0001234". Khi kế toán xác nhận, hệ thống tách lại phần tiền tố để lưu vào danh mục.
⚖️
TKNO phụ thuộc chính sách kế toán (TT99 / TT133)
Tài khoản chi phí dịch vụ khác nhau theo chế độ kế toán áp dụng. Hệ thống lưu riêng TKNO cho TT99 và TT133, và gợi ý theo chính sách đang chọn của công ty.
🔢
Mã hàng hóa mới được tự động đánh số
Khi kế toán đánh dấu "Thêm mới" trong bước phân loại, hệ thống tự tạo mã tiếp theo (HH1, HH2, …) không trùng với mã đã có trong danh mục.
🔗
Các dòng tên gần giống nhau chia sẻ cùng mã hàng
Nếu hai dòng "Laptop Asus" và "laptop ASUS VivoBook" cùng được đánh dấu "Thêm mới", hệ thống nhận ra chúng giống nhau (sau chuẩn hóa) và gán chung một mã HH, tránh tạo trùng.
🛡️
Hàng hóa đã phân loại không bị ghi đè bởi quy tắc từ khóa
Khi kế toán xác nhận một dòng là hàng hóa (có mã hàng), hệ thống bỏ qua hoàn toàn các quy tắc phân loại tự động theo từ khóa (VD: "cá" trong tên "Cáp dữ liệu" sẽ không bị nhầm thành "Chi phí tiếp khách"). Lựa chọn của kế toán luôn được ưu tiên.

Vòng lặp cải thiện theo thời gian

📋 Danh mục
hàng hóa

→

⚡ Phân loại
tự động

→

✏️ Kế toán
xem xét/sửa

→

🔄 Cập nhật
danh mục

→

📈 Lần sau
chính xác hơn

Mỗi lần kế toán xác nhận kết quả, hệ thống học thêm → tỷ lệ tự động khớp ngày càng cao, công việc nhập tay ngày càng ít.

🎯 Mục tiêu cuối cùng: Sau vài kỳ sử dụng, hầu hết các dòng hóa đơn thường xuyên sẽ được phân loại đúng ngay từ đầu mà không cần kế toán can thiệp thủ công.

Câu hỏi thường gặp

Nhấp vào câu hỏi để xem câu trả lời.

QDòng của tôi bị tô vàng — tại sao?▸

Dòng này không khớp danh mục sản phẩm, cũng không khớp quy tắc điều kiện nào. Hệ thống đưa ra gợi ý mặc định (dịch vụ, TKNO 6427/6422 theo chính sách) và đánh dấu cần kế toán xem xét. Bạn chỉ cần kiểm tra lại TENDM, chọn mã hàng phù hợp hoặc điều chỉnh TKNO rồi xác nhận.

QTại sao "Cáp dữ liệu" không bị nhầm thành "cá" (chi phí tiếp khách)?▸

Khi một dòng đã được xác nhận là HÀNG HÓA (có MADMNO), các quy tắc từ khóa dịch vụ sẽ bị bỏ qua hoàn toàn. Việc đối chiếu từ khóa chỉ chạy với dòng chưa phân loại rõ. Ngoài ra, bộ đối chiếu thêm khoảng trắng hai bên (đối chiếu " cá " với " cáp "), nên "cá" không khớp nằm bên trong "cáp".

QCả hóa đơn trở thành dịch vụ dù chỉ một dòng khớp "Chi phí tiếp khách" — đúng không?▸

Đúng. Đây là quy tắc "invoice-wide": nếu bất kỳ dòng nào cùng số hóa đơn (SO_HD + MS_DN) khớp một quy tắc tiếp khách, MỌI dòng trên hóa đơn đó sẽ bị ép thành dịch vụ. Mục đích là để một hóa đơn nhà hàng không bị chia lẻ thành vừa hàng vừa dịch vụ.

QTKNO của tôi hiện 6427 (hoặc 6422) — đây là gì?▸

Đây là TKNO mặc định cho dòng dịch vụ/chi phí khi không có mã hàng và không khớp quy tắc nào. 6427 áp dụng cho chính sách TT99, 6422 cho TT133. Nếu nghiệp vụ cụ thể hơn (chi phí sản xuất 627, vận chuyển 641/6417, điện nước sản xuất 623…), kế toán tự điều chỉnh.

QDiễn giải bị cắt bớt / không giống tôi nhập — tại sao?▸

Hệ thống chỉ lưu TIỀN TỐ diễn giải vào danh mục và tự ghép thêm - HĐ {số hóa đơn} khi hiển thị. Nếu diễn giải chứa ngày tháng (VD "tháng 04/2026"), phần đó bị bỏ khi lưu vì thay đổi theo kỳ. Khi xác nhận, hệ thống tách lại tiền tố để lưu.

QTại sao các dòng hàng hóa không bị gộp, còn dịch vụ thì có?▸

Hàng hóa có mã hàng (MADMNO) riêng nên giữ nguyên từng dòng. Dịch vụ không có mã, các dòng cùng số hóa đơn + thuế suất được gộp thành một (tên ghép lại, tiền cộng lại) để bảng kê gọn hơn.

QHệ thống tự học danh mục khi nào?▸

Mỗi lần kế toán xác nhận kết quả phân loại, hệ thống ghi nhận tên hàng + TKNO (vào đúng cột TT99/TT133) + diễn giải vào danh mục. Lần sau cùng tên hàng sẽ khớp luôn. Lưu ý: TKCO (MUA_VAO = 331) và TKNO (BAN_RA = 131) không được lưu vì là giá trị cố định; diễn giải "Chi phí tiếp khách" cũng không lưu.

QKhác nhau giữa TT99 và TT133 là gì?▸

Đây là hai chế độ kế toán. TT99 (doanh nghiệp lớn) và TT133 (doanh nghiệp nhỏ) dùng TKNO chi phí dịch vụ khác nhau (6427 vs 6422). Hệ thống lưu TKNO riêng theo từng chính sách; kế toán chọn chính sách của công ty trên màn hình phân loại, gợi ý TKNO sẽ thay đổi theo.

QTôi đổi loại một dòng từ dịch vụ sang hàng hóa (hoặc ngược lại) thì các dòng khác có thay đổi không?▸

Khi đổi loại, các dòng cùng hóa đơn (cùng SO_HD + SR_HD + khách hàng) được đồng bộ theo để giữ nhất quán. Gợi ý TKNO/TKCO/diễn giải cũng tự cập nhật theo loại mới.

QTại sao cần điền "Từ khóa" cho sản phẩm?▸

Vì cùng một mặt hàng có thể được ghi tên khác nhau trên hóa đơn của các nhà cung cấp khác nhau. Khớp tên chính xác có thể bỏ sót; từ khóa giúp bắt được các cách viết khác nhau (VD "asus, vivobook, 15"). Từ khóa có thể do AI gợi ý hoặc kế toán tự thêm.

QAI có can thiệp vào phân loại không?▸

Chỉ cho MUA_VAO: các dòng chưa khớp gì được nhóm theo hóa đơn và gửi cho AI để phát hiện hóa đơn ăn uống/tiếp khách. Nếu AI xác nhận, cả nhóm sẽ bị ép thành dịch vụ. Hàng đã khớp sản phẩm hoặc quy tắc sẽ không bị AI ghi đè. AI không đoán loại hàng hóa chung — ưu tiên không đoán khi không chắc.

QHóa đơn thay thế / điều chỉnh được xử lý thế nào?▸

Hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh sẽ được hệ thống ghi chú thêm tham chiếu đến hóa đơn gốc (số hóa đơn bị thay thế/điều chỉnh) để kế toán dễ đối chiếu. Nội dung và số tiền vẫn được phân loại theo quy trình thông thường.

QMột hóa đơn có cả thuế 8% và 10% thì sao?▸

Một hóa đơn có nhiều mức thuế suất (VD dòng 8% và dòng 10%) sẽ được tách thành nhiều dòng kết quả — mỗi dòng tương ứng một mức thuế suất. Đây là xử lý tự động, kế toán không cần thao tác.

QPhí dịch vụ ngân hàng ghi TKNO gì?▸

Phí dịch vụ ngân hàng (phí tài khoản, phí chuyển tiền, phí quản lý…) ghi TKNO 6427 (chi phí dịch vụ mua ngoài thuộc quản lý doanh nghiệp) — không phải 6423. Nếu gợi ý mặc định hoặc gợi ý AI đưa ra mã khác, kế toán cần điều chỉnh lại thành 6427.

💬 Không tìm thấy câu trả lời cho thắc mắc của bạn? Liên hệ quản trị viên, hoặc xem tab Phân loại (4 bước) và Xử lý cột để hiểu chi tiết quy trình.